Supporting and monitoring volunteers

Reception

This stage is crucial to help volunteers settle into their mission country, explain the administrative points and procedures that are essential for their safety (subscription to the information thread, registration as a French person abroad, etc.) as well as important logistical issues (buying necessities, contact persons and places, etc.). Introducing the volunteers to the local French authorities and other organisations or people will help them to succeed in their mission and integrate well.

Monitoring and support

The Volunteering Centres, France Volontaires’s offices in partner countries, play a back-up role in the monitoring and support of all volunteers sent by French dispatching organisations. All volunteers, regardless of their status, are welcome at the Volunteering Centres to participate in the events and activities on offer and to discuss their missions and any questions they may have.

It is advisable to conduct at least three formal interviews with the volunteers during the course of their voluntary service (at the beginning, halfway through and at the end), regularly check that they feel safe and have no particular worries and establish and publicise the response to emergencies or incidents (repatriation, evacuation and psychological support).

If necessary, more closely adapted support should be put in place.

At the end of the mission, a debriefing meeting should be held, and volunteers should be encouraged to write their end-of-mission report before the administrative and financial closure of their mission.

Young people engaged in civic service, including on reciprocal schemes, benefit from reinforced tutoring and a specific assessment. The tutor must be trained for this role. Preparation for the future project is very important to facilitate socio-professional integration after the mission.

For short missions and in particular VECs (volontariat d’échange et de compétences – exchange and skills volunteering), it is also recommended that there be time for mid-mission meetings:

• A first meeting with the local partners and volunteers to check that the needs correspond to the mission description and to readjust if necessary. This time can be scheduled before the volunteers leave.
• A second meeting only with the volunteers to discuss more personal feelings or needs.
• Lastly, schedule a final assessment a few weeks after the mission to review the experience, identify what has been gained for the individuals, and the benefits in terms of the mission and partners.

Les Espaces Volontariats, les représentations de France Volontaires dans les pays partenaires, jouent un rôle d’appui dans le suivi-accompagnement de tous les volontaires mobilisés avec les structures d’envoi françaises. Tous les volontaires, quel que soit leur statut, sont les bienvenues au sein des Espaces Volontariat, pour participer aux événements ou animations qui sont proposées mais aussi pour effectuer des points sur leurs missions et leurs interrogations éventuelles.

Il est conseillé de conduire a minima 3 entretiens formels avec les volontaires au cours de leur volontariat (au début de son parcours, à mi-chemin et à la fin) ; de s’assurer régulièrement qu’ils se sentent en sécurité et ne rencontrent pas de soucis particuliers ; d’établir et de faire connaître les interventions en cas d’urgences ou d’incidents (rapatriement, évacuation, soutien psychologique).

Si besoin, un accompagnement adapté et resserré doit être mis en place.

En fin de mission, un entretien bilan doit être réalisé et les volontaires encouragés à rédiger leur rapport de fin de mission avant de procéder à la clôture administrative et financière de leur mission.

Les jeunes engagés en service civique, y compris en réciprocité, bénéficient d’un tutorat renforcé et d’un bilan spécifique. Le tuteur ou la tutrice doit se former à ce rôle. La préparation au projet d’avenir prend une place très importante pour faciliter l’insertion socio-professionnelle après la mission.

Pour les missions courtes et notamment les VEC il est également préconisé des temps d’échanges à mi-parcours :

• Un premier avec les partenaires locaux et les volontaires afin de vérifier la correspondance des besoins avec les fiches de mission et de réadapter si besoin. Ce temps peut être programmé avant le départ des volontaires
• un second uniquement avec les volontaires pour évoquer des ressentis ou besoins plus personnels
• En dernier lieu programmer un bilan final quelques semaines après les mission pour effectuer un retour d’expérience, identifier les acquis pour les personnes, les apports au niveau de la mission et des partenaires.