Toyi, volontaire en Île de France chargé d’appui à l’état civil
Le volontariat en France te permet de grandir, d’acquérir de nouvelles expériences qui parfois sont uniques.
Toyi a réalisé un VSI de 1 an entre 2023 et 2024 en Île de France en tant que chargé d’appui à l’état civil pour les mairies de Saint-Cyr-l’Ecole et Houdan. Il a été envoyé par la Mairie de Lacs 1 au Togo.
Peux-tu te présenter en quelques mots et nous raconter ton parcours ?
Titulaire d’une maitrise en droit, je suis responsable du service à la population de la commune des Lacs1. Passionné des questions relatives à l’état civil, j’ai concouru au redressement de ce service dans ma commune par rapport à l’application et respect des textes et des procédures juridiques, j’ai écrit et piloté des projets pour la régularisation de l’état civil des enfants fantômes de la commune des Lacs 1 et pour améliorer le taux d’enregistrement des naissances dans la préfecture des Lacs.
Pourquoi avoir choisi de t’engager comme volontaire ?
Le volontariat pour moi c’est se rendre utile, se mettre au service de nouvelles collectivités que l’on découvre. C’est aussi une expérience qui permet de faire des échanges de compétences, de découvrir d’autres cultures et de sortir de sa zone de confort.
Peux-tu nous décrire ta mission et les actions effectuées ?
Ma mission est répartie en deux :
Chargé d’appui à l’état civil à la Mairie de Saint-Cyr-l’Ecole d’avril à septembre 2023
Après quelques jours de stage d’intégration, j’ai travaillé en tant qu’agent d’état civil. J’ai eu à mener les activités suivantes :
- Création électronique des actes de naissance, de mariage, de décès, de reconnaissance, de dossier de mariage, de dossier de concession funéraire;
- Création électronique et apposition des mentions sur les actes d’état civil numérique et édition des avis de mention;
- Création des dossiers de PACS et conclusion de PACS;
- Traitement des courriers de l’état civil;
- Gestion et réservation de salle;
- Instruction des dossiers CNI/Passeport;
- Recensement militaire;
- Inscription des électeurs sur la liste électorale et attribution de bureau de vote;
- Utilisation de la plateforme COMEDEC pour traiter les demandes de vérification des actes de l’état civil provenant des autres mairies, des cabinets d’avocat et de notaire et réciproquement envoie des demandes de vérifications des actes d’état civil lors de la constitution de dossier de mariage et de PACS;
- Accueil : renseignement, orientation, gestion dématérialisée des mails, prise de rendez-vous;
- Vérification des livrets de familles;
- Inscription des faits d’état civil sur les livrets de familles;
- Envoie et suivi des livrets de famille de commune à commune.
Pour réaliser ces activités j’ai utilisé plusieurs logiciels métiers comme Maestro, Adagio, Mélodie, Requiem Maarch, Team.
En termes de responsabilité j’ai apporté mes compétences en droit à l’équipe de l’état civil sur des questions juridiques, et j’ai dirigé la même équipe en tant que responsable de service par intérim durant 1 mois.
Archiviste à la Marie de Houdan d’octobre 2023 à avril 2024
Mon expérience à Houdan a commencé par un stage d’intégration d’une semaine. J’ai ensuite occupé le poste d’hôte d’accueil pendant trois semaines avant d’occupé le poste d’archiviste. A ce poste j’ai réalisé les activités suivantes :
- Le diagnostic des archives de la commune de Houdan :
- Production de questionnaire
- Recueil des réponses auprès des services
- Pose du diagnostic
- Les recommandations
- L’élaboration des outils de gestion des archives
- Plan de classement
- Tableau de gestion des archives
- Bordereau de versement des archives
- Tableau de suivi numérique des archives partagé entre les services sur un serveur
- Bordereau d’élimination des archives
- Bordereau de prêt de document
- Tableau de calcul du volume des archives
- Tableau des délais de communicabilités des archives publiques
- Charte de nommage des fichiers numériques
- Arborescence avec code couleur des services
- Rédaction de la procédure d’archivage de la mairie de Houdan
Quel est ton meilleur souvenir ?
A la fin de ma première mission à Saint-Cyr-l’Ecole, j’ai reçu de la part de Madame le Maire et de son conseil municipal la médaille de la ville de Saint-Cyr-l’Ecole en guise du travail fourni. Pour moi c’est un moment inoubliable.
Ta plus grande difficulté ?
Je n’ai pas eu de difficulté particulière si ce n’est affronter le froid auquel je me suis finalement adapté.
Qu’as-tu appris et transmis durant ton expérience ?
J’ai partagé mes compétences juridiques en matière d’état civil et ai également transmis des notions de gestion des archives.
En retour j’ai amélioré ma capacité d’organisation, de planification et d’analyse des situations.
Quels sont tes projets pour la suite ?
Sur le plan professionnel, je me dois de proposer certaines réformes en s’appuyant sur mes expériences en France, afin d’améliorer la manière de travailler au sein la mairie Lacs 1, et partout au Togo ou le besoin se fera sentir. Sur le plan personnel, je réalise que je peux acquérir davantage d’expérience et qu’il ne sert à rien de rester trop sur place.
Quels conseils donnerais tu à quelqu’un qui envisage de faire du volontariat en France ?
Le volontariat en France te permet de grandir, d’acquérir de nouvelles expériences qui parfois sont uniques. Alors si quelqu’un a envie de s’engager, qu’il n’hésite pas car il en sortira grandi.
Le programme de relance de l’engagement citoyen et de redynamisation du volontariat
Le Togo figure parmi les quatre pays pilotes avec la Côte d’Ivoire, le Liban et le Sénégal, retenus par la Délégation pour les relations avec la société civile et les partenariats (CIV) du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE) afin de bénéficier du programme de relance de l’engagement citoyen à l’international et de redynamisation du volontariat. Au Togo, le programme ambitionne de renforcer le volontariat français, l’engagement citoyen au niveau national et la réciprocité, à travers le développement de mobilités croisées entre la France et le Togo, au travers de dispositifs innovants et structurants. Il vise également à répondre aux enjeux de développement locaux du Togo en accompagnant le processus de décentralisation par le renforcement des capacités des communes togolaises et des organisations de la société civile grâce aux programmes de volontariat.
C’est dans ce cadre là que Toyi SANVEE et Kpatcha AKABA ont été les 2 premiers VSI accueillis en France dans le cadre de la loi de 2005 sur le VSI, qui permet désormais aux associations, ONG ou collectivités françaises de bénéficier des compétences venues de pays partenaires.
Point au Service de Coopération et d’Action Culturelle de l’Ambassade de France au Togo avec le SCAC, l’ANVT, France Volontaires Togo, Toyi et Kpatcha. 15.04.24
