Formation aux techniques d’archivage

Durée de la mission : 2 semaines

Départ : entre mars et juin 2025

Nature de la mission

Cette mission consiste à aider le personnel de la Réserve de Faune de Santchou (RFS) à organiser et à conserver les documents liés aux activités de la Réserve. Cette tâche inclut la classification des rapports, des études de recherches et des données sur la biodiversité.
Actuellement, le mauvais système d’archivage conduit à une désorganisation et à une perte des informations, rendant difficile la gestion et la planification des actions de conservation. Cette mission vise à aider le personnel à organiser et à conserver les documents essentiels à la gestion de la RFS pour assurer une meilleure accessibilité aux informations. En effet, la mise en place d’un système d’archivage performant permettra de structurer les connaissances accumulées, favorisant ainsi la communication autour des bonnes pratiques relatives à la conservation de la biodiversité et à la transparence des actions menées par la Réserve.

Cette mission est importante car elle répond à un besoin urgent de structuration des informations dans un contexte où la réserve, dépourvue de soutien externe, doit gérer efficacement ses ressources. Un archivage adéquat facilitera la prise de décision et l’évaluation des actions menées.

Intervention attendue du volontaire

A l’issue de la formation, les participants sauront :

• Etablir les critères pour conserver , classer et hiérarchiser les documents , voire les détruire, à travers le tri et la classification;
• Mesurer l’importance de l’archivage dans la gestion de la biodiversité ;
• Maitriser les outils et les techniques d’archivage ;
• Utiliser les différentes méthodes de classement et créer un système d’indexation efficace ;
• Choisir les supports de conservation adaptés aux différents types de documents
• Assurer la durabilité des archives.

La méthode de travail préconisée est la suivante :

• Approche participative : impliquer activement les participants dans toutes les étapes du projet pour favoriser leur engagement et leur appropriation.
• Ateliers pratique : organiser des sessions interactives ou les participants peuvent pratiquer les techniques d’archivage.
• Approche théorique : Présenter les concepts en archivage.
• Travail de groupe : favoriser des échanges d’idées et les discussions en petits groupes pour encourager la collaboration et le partage d’expériences.

Le lieu de la formation est dans les bureaux du Service de la conservation, elle aura lieu de 9 h à 11h puis de 12h à 14h.

Type de bénéficiaires

• Membres du Service de la conservation ;
• Stagiaires éco-gardes en attente d’intégration.

Profil des bénéficiaires

Tous les participants ont reçu une éducation formelle : certains ont le BEPC, d’autres le bac, et d’autres encore un diplôme universitaire. Ils on entre 28 et 40 ans et la répartition par genre est de l’ordre de 60% hommes, 40% femmes.

Profil souhaité

Le volontaire doit être sociable et aimer le travail d’équipe. Il doit être motivé à participer à la protection de la biodiversité et de l’environnement.

Toute personne ayant une forte appétence et une solide compétence dans les domaines des techniques de l’archivage, de l’indexation, du tri et du classement est bienvenue. Avoir déjà mené des formations similaires est un atout.

Cadre de la mission

Accueil et transfert

Le volontaire sera logé à l’Hôtel centre Touristique situé non loin de l’Aéroport de Douala dans le cas d’une arrivée tardive. Puis le lendemain, le volontaire rejoindra la Reserve. La durée du voyage est de 5 heures environ de Douala à Santchou en voiture.

Etant dans la ville, le volontaire sera logé à Yanzé Hôtel, non loin du Service de Conservation où aura lieu la formation. Le déplacement se fera à moto (avec casque), à pied ou en voiture .

Hébergement

A l’hôtel YANZE, les chambres sont spacieuses, propres, se ferment à clé avec des salles de bain et électricité disponible et la proximité du service de conservation. Cet Hôtel dispose des plaques solaires qui alimentent en cas de coupure de lumière et aussi d’un service de gardiennage pour la sécurité.

Matériel disponible sur place
Le service dispose de deux machines :

• un desktop
• un laptop

Pour candidater

Rendez-vous sur le site de Planète Urgence.